Quelques précisions d'ordre comptable :
Des questions posées par certains enseignants en début d'année civile m'amène à vous donner quelques précisions sur la période dite de clôture comptable. Le Budget d'un établissement scolaire est voté pour une année civile (ler Janvier au 31 Décemnbre). En fin d'exercice, il convient de régler toutes les factures émises pour lesquelles la livraison a eu lieu sur cet exercice. ( c'est la notion de service fait) Ce travail prend quelques jours, compte tenu du volume très important de factures à traiter. D'autant que certaines entreprises tardent à produire leurs factures. Ce qui rend l'accès à la comptabilité de l'année N+1 impossible tant que ces factures ne sont pas mandatées puis mises en paiement. Ce qui explique que nous ne pouvons en général accéder à l'exercice N+1 qu'aux alentours du 18 Janvier. Si bien qu'aucune commande de N+1 ne peut être engagée avant cette date, à partir de laquelle nous effectuons la « bascule comptable ».
Ces précisions doivent répondre à la question des enseignants qui se demandaient début Janvier ce qu'il fallait attendre pour pouvoir passer une commande sur le nouvel exercice.
Je tiens également à préciser que dans cette période de la rentrée des vacances de Noël jusqu'au 18 Janvier, aucune régie d'avance (remise d'espèces à un enseignant pour payer des dépenses lors d'un voyage scolaire) ne peut être établie pour les mêmes raisons que celles énoncées ci-dessus, à savoir, l'exercice n'étant pas basculé en N+1, aucune opération ne peut se faire sur cet exercice. D'où mes rappels fréquents pour signifier aux enseignants qu'il vaut mieux éviter de positionner un voyage scolaire (ou un échange) entre le 1' et le 18 Janvier. En tout cas, lorsque l'enseignant doit se voir remettre, par l'agent comptable, des espèces pour ce voyage ou cet échange.
J'espère que ces précisions apporteront les réponses aux questions qui m'ont été posées en ce début d'année 2016. Je suis à votre disposition pour tout élément d'information complémentaire qui vous serait nécessaire .

L'agent comptable, JL Houot. 12/02/16